Stappenplan

Hoe gaan we het aanpakken? Voorbeeld stappenplan

1. Doelstelling
   De meeste evaluaties hebben tot doel een geargumenteerde, open en goede discussie te voeren op basis waarvan de rvc:
   • zijn eigen functioneren kan evalueren en beoordelen;
   • de contouren vast kan stellen voor een eventuele toekomstige aanpassing van de profielen, gebaseerd op de ontwikkeling van de organisatie;
   • een programma voor permanente educatie kan opstellen.

   Soms zijn er andere wensen of specifieke aandachtspunten.
   In een intakegesprek (persoonlijk of telefonisch) worden de doelstellingen van het onderzoek doorgenomen.
   Het voordeel van de methode van Board in Balance, waarbij benchmarkdata wordt gebruikt, is dat de relevante punten vanzelf inzichtelijk worden. Ook indien deze niet vooraf zijn benoemd.

2. Vragenlijst
3. Deelnemers
   Naast de leden van uw raad kunnen ook de leden van het bestuur, de bestuurssecretaris, de ondernemingsvertegenwoordiging en andere stakeholders deelnemen.
4. Planning en agendering
5. Interviews
   Ten behoeve van de evaluatie worden afzonderlijke face-to-face interviews afgenomen. Deze duren circa anderhalf tot twee uur.
6. Datacollectie en analyse
7. Rapportage
   De rapportage bestaat doorgaans uit drie onderdelen:
   • De discussiememo geeft de belangrijkste aandachtpunten weer voor de bespreking in de rvc. Deze memo wordt samen met de bijlagen naar de leden van de rvc gezonden.
   • De rvc-resultaten betreft een bijlage waarin de cijfermatige resultaten van de interviews van de commissarissen (de antwoorden op afzonderlijke vragen) integraal zijn weergegeven. Daarbij is een vergelijking gemaakt met de benchmark-gegevens. Deze bijlage wordt doorgaans alleen verstrekt aan de leden van de raad.
   • De rvc/rvb-resultaten betreft een bijlage waarin de gemiddelde antwoorden van de leden van de raad vergeleken wordt met de gemiddelde antwoorden van de groep niet-leden (de bestuurder en bestuursassistent). Deze bijlage wordt doorgaans gedeeld met het bestuur.

   Het rapport wordt voorafgaand aan de evaluatiebespreking toegezonden.

8. Evaluatiebespreking
   De resultaten worden besproken in een vergadering van de raad, waarbij de bestuurder niet of slechts gedeeltelijk aanwezig is. Wij presenteren de resultaten en treden op als moderator van de discussie.