Figuur 1. Mate van instemming bij wenselijke situatie voor bedrijfs- en persoonsgebonden benchmarks. Er is gebruik gemaakt van een 5-puntsschaal met: 1 = volstrekt oneens, 2 = oneens, 3 = deels oneens / deels eens, 4 = mee eens en 5 = volstrekt mee eens.
Geen! Een jaarlijks verslag? Een kennismakingsgesprek? Een jaarlijks terugkerend gesprek?
In 2018 vroegen we in de 10e editie van het Grant Thornton commissarissen benchmarkonderzoek of de raad van commissarissen (rvc) jaarlijks een gesprek moest hebben met de vertrouwenspersoon. De conclusie in een eerder artikel voor de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVVV) was: commissarissen en toezichthouders vooralsnog niet geïnteresseerd in een jaarlijks gesprek met een vertrouwenspersoon, maar het wordt wel bespreekbaar.
Bij het onderdeel in de 17e editie van het Grant Thornton commissarissen benchmarkonderzoek over wat bijdraagt aan een goede informatievoorziening van de rvc zijn de stellingen over de vertrouwenspersoon degene die leiden tot de meeste veranderwensen. Alle benchmarks, met voldoende waarnemingen, hebben hier veranderwensen. Veelal urgent van aard. Daar moeten de commissarissen iets mee! Maar wat? Dat lijkt de grote vraag waar respondenten verschillend over denken. We zien bijvoorbeeld al dat er een groot onderscheid is tussen enerzijds of het wenselijk is te praten met de interne vertrouwenspersoon en anderzijds of het wenselijk is te praten met de externe vertrouwenspersoon. Dat verschil slaat altijd door naar de eerste, waarbij het onderscheid in wenselijkheid sterk per benchmark verschilt. Bij de bedrijfsbenchmarks zit het grootste verschil bij de woningcorporatie en de overige non-profit en het kleinste verschil bij het MKB. Bij de persoonsgebonden benchmarks zit het grootste verschil bij de commissaris met minder dan vier jaar ervaring en het kleinste verschil bij de vrouwelijke commissaris.
Als we over een andere as naar de verschillen kijken zien we dat het beursgenoteerde bedrijf, in vergelijking met de andere bedrijfsbenchmarks, het meest enthousiast is over een gesprek met de interne vertrouwenspersoon en dat dat bijdraagt aan een goede informatievoorziening van de rvc. De benchmark zorg en welzijn neigt naar instemming.
Bij de persoonsgebonden benchmarks zijn de commissaris die lid is van de auditcommissie of de remuneratiecommissie en de jongere commissaris (<55 jaar) een duidelijk voorstander van zo’n gesprek (duidelijk eens met de stelling) en is de vrouwelijke commissaris wat behoudender (slechts min of meer mee eens met stelling). Maar ondanks deze verschillen is iedereen het er op zijn minst min of meer mee eens dat een gesprek met een interne vertrouwenspersoon, zonder rvb, bij kan dragen aan een goede informatievoorziening van de rvc.
Dat is anders bij een gesprek met de externe vertrouwenspersoon. Sommige benchmarks denken niet dat zo’n gesprek een meerwaarde heeft. Dat geldt in elk geval voor de woningcorporatie en eigenlijk ook zorg- en welzijn en de overige non-profit en bij de persoonsgebonden benchmarks de minder ervaren commissaris. De grootste voorstanders zijn het MKB en de jongere commissaris, hoewel dat met een ‘min of meer mee eens’ score relatief is.
Kortom, op meerdere vlakken zijn er grote verschillen die in onze ogen duiden op het feit dat er door commissarissen onvoldoende is nagedacht over welke relatie een rvc zou moeten onderhouden met een vertrouwenspersoon. Of personen als het er meer zijn. Een kennismakingsgesprek, een jaarlijks telefoontje? We merkten tijdens de interviews al dat slechts enkele rvc’s een vorm van contact hadden met de interne en in veel minder mate met de externe vertrouwenspersoon. Er zijn/waren ook organisaties die nog geen vertrouwenspersoon hadden, er waren ook rvc’s die geen rapportages ontvingen van de vertrouwenspersoon(en).
De kernvraag in dit geheel is waarom je een dergelijk gesprek zou aangaan als rvc. Wat kan het opleveren? Een puzzelstukje dat iets kan bijdragen aan het beeld dat je als rvc hebt van de cultuur van een organisatie, afdeling, groepsonderdeel. Het kan je als commissaris ook een beeld geven van die vertrouwenspersoon zelf, intern of extern. Bovendien, maar minder gerelateerd aan informatievoorziening, creëer je een ‘warme band’ als rvc mocht er een melding binnen komen bij een vertrouwenspersoon over de rvb. Want wat ga je dan doen als rvc?
English