In een jaarlijks terugkerend onderzoek naar en onder commissarissen/toezichthouders is voor het eerst de vraag voorgelegd of een Raad van Commissarissen (RvC) jaarlijks een gesprek moet hebben met de vertrouwenspersoon. Het antwoord van de respondenten daarop is zowel in de huidige als in de gewenste situatie veelal afwijzend maar lijkt in een aantal gevallen wel bespreekbaar geworden.
Het Grant Thornton commissarissen benchmarkonderzoek van Board in Balance kende in 2018 haar tiende editie. Elke editie wordt een aantal vragen voorgelegd aan commissarissen/leden raden van toezicht, directeuren en secretarissen van RvC’s/RvT’s uit allerlei sectoren. Bijvoorbeeld over samenwerking in de RvC of over samenwerking tussen Raad van Bestuur en RvC en informatievoorziening aan de RvC. Een deel van deze vragen wordt elk jaar herhaald, een deel om de paar jaar en een deel is nieuw. Het merendeel van de vragen is tweeledig van aard. Er wordt gevraagd naar wat de respondent vindt van de huidige situatie en van de wenselijke situatie (over circa drie jaar). Zo wordt een goede indicatie verkregen over mogelijke bewegingen in het denken. De vraag of een RvC jaarlijks een gesprek moet hebben met de vertrouwenspersoon was een losse stelling met ook een huidige en wenselijke situatie.
De achtergrond van het opnemen van deze vraag hing samen met de toenemende aandacht binnen ‘good governance’ voor bedrijfscultuur. In de verschillende herziene Governance Codes is daar expliciet aandacht aan besteed. Zowel een interne als externe vertrouwenspersoon zou daar gezien hun werkzaamheden en achtergrond een aanvullend beeld over kunnen schetsen. Een andere reden voor het opnemen van deze vraag is de haalplicht voor commissarissen. Zij moeten zelf ook actief op zoek gaan naar informatie over de organisatie waarop zij toezicht houden en niet alleen varen op de informatie die de Raad van Bestuur hen aanreikt.
Figuur 1. Mate van instemming bij wenselijke situatie voor de bedrijfsprofielen1. Er is gebruik gemaakt van een 5-puntsschaal met: 1 = volstrekt oneens, 2 = oneens, 3 = deels oneens / deels eens, 4 = mee eens en 5 = volstrekt mee eens. Bapr= basisprofiel/beursgenoteerd bedrijf, GB= groot niet-beursgenoteerd profit bedrijf, FAM= familiebedrijf, Corp= de woningcorporatie, OW= onderwijs, ONP= overige non-profit en 1TR= one tier.
Hoe gaat het in de huidige situatie? Geen van de respondenten, of het nu profit- of non-profit betreft, stemt in met de stelling. De commissarissen uit het MKB, van de woningcorporatie en de overige non-profit (stichtingen, kinderopvang etc.) komen nog het dichtst in de buurt.
Is het wenselijk dat dit contact er jaarlijks is? Nee, over het algemeen zijn de commissarissen daar nog geen voorstander van. De instemming ligt gemiddeld bekeken weliswaar hoger dan die in de huidige situatie maar nog niet op het niveau van ‘gewenst’. Alleen de commissaris uit de cultuursector en iets mindere mate die uit de overige non-profit en van het groot niet-beursgenoteerd bedrijf kan zich daar wel iets bij voorstellen.
Het verschil tussen de huidige en wenselijke situatie is ook het grootst bij de cultuursector. Die wordt gevolgd door die van een groot niet-beursgenoteerd bedrijf en die uit de zorg. Dat betekent dat bij deze drie de grootste stap gemaakt is naar een positievere houding t.a.v. de stelling. Bij de eerste twee is er duidelijk sprake van een verbeterwens. Bij de zorg en ook bij het basisprofiel is een dergelijk gesprek bespreekbaar geworden. Dat laatste geldt nagenoeg ook voor alle persoonsgebonden profielen uit het onderzoek.
De onderzoekers hopen dat een jaarlijks verslag van de vertrouwenspersoon wel bij de RvC belandt, want voorlopig hoeft de vertrouwenspersoon dus nog geen uitnodiging te verwachten van een (individueel lid van de) RvC voor een gesprek. Maar misschien moet de vertrouwenspersoon zichzelf eens uitnodigen!?
English